Dataskyddsbeskrivning för stipendier

Den registeransvarige

Nylands Nation, FO-nummer 1584503-0
Kaserngatan 40, 00130 Helsingfors
050 469 8553
Den här e-postadressen skyddas mot spambots. Du måste tillåta JavaScript för att se den.

Kontaktperson

Nationen kanslist Nika Junker
Kaserngatan 40, 00130 Helsingfors
050 469 8553
Den här e-postadressen skyddas mot spambots. Du måste tillåta JavaScript för att se den.

Register upprätthållna

Stipendiehanteringsregister

Ändamålet med behandlingen av personuppgifter

Personuppgifter sparas i nationens register för följande ändamål: behandling av stipendieansökningar, behandling av beviljade understöd samt betalning och rapportering till stipendiater. Personuppgifter samlas för behandling av ansökningar enligt samtycke med den sökande. Nationen har skyldighet att samla in personuppgifter på beviljade stipendium för myndighetsanmälningar (Skatteverket, Lantbrukarnas Pensionsanstalt).

Registrets uppgiftsinnehåll

För personer som ansökt om stipendium sparas följande uppgifter i nationens register: namn, akademisk grad, personnummer, adress, telefonnummer, studieprestationsutdrag, ekonomisk situation och e-postadress. I registret ingår personnummer för huvudsökanden samt för de medlemmar av arbetsgruppen åt vilka man planerar att betala personligt understöd. Födelsedatumen för alla som inkluderas i ansökan sparas för identifiering av individerna. Med ansökan sparas i registret också: forskningsplan, publikationsförteckning och CV (vissa ansökningar) samt rekommendationsbrev (vissa ansökningar).

Regelmässiga uppgiftskällor

Uppgifter uppges av sökanden själv.

Regelmässigt utlämnande av uppgifter och översändande av uppgifter utanför EU

Understödsansökningar får handläggas av nationens stipendiesekreterare, stipendienämnd, forskarstipendienämnd, kurator, De Äldres Råd och därtill administratören för det elektroniska registret. Beviljade understöd behandlas av nationens kansli och kamrer. Beviljade understöd publiceras i en annons i Hufvudstadsbladet och på nationens årsfest. (Namn, forskningsrubrik och beviljat belopp). Understöd och understödsmottagare (inkl. personuppgifter) meddelas till skattemyndigheterna och vid behov till LPA eller andra myndigheter. Uppgifterna överförs inte utanför EU eller EES. Alla personer som har tillgång till uppgifterna är bundna till tystnadsplikt.

Förvaring av uppgifter

Personuppgifter förvaras en skälig tid efter evenemanget.

Personuppgifter förvaras på nationen 2 år efter det att ansökan har lämnats in. Uppgifter om beviljade understöd (namn, forskningsrubrik och beviljat belopp), sparas i 10 år. Om en lag eller förordning kräver en längre förvaringstid följs den lagstadgade förvaringstiden

Huvudprinciper för skyddandet av registren

Manuellt material förvaras i ett låst skåp i Nationens kansliutrymmen.

Registret över utdelade stipendier sparas på kansliets dator. Genom användarnamn och lösenord har endast stipendiesekreterare och kanslisten tillgång till registret.

Den registrerades rättigheter

Den registrerade har rätt att kontrollera sina egna uppgifter. Kontrollen är avgiftsfri. Den registrerade har rätt att kräva att felaktiga uppgifter korrigeras. Begäran om korrigering bör göras egenhändigt till nationens stipendiesekreterare (Den här e-postadressen skyddas mot spambots. Du måste tillåta JavaScript för att se den. eller adressen Kaserngatan 40, 00130 Helsingfors).

Den registrerade har rätt att inte bli föremål för ett beslut som enbart grundar sig på automatisk behandling, såsom profilering eller ett beslut som har rättslig eller annan väsentlig inverkan på personen. Den registrerade har rätt att kräva att informationen behandlas av en fysisk person samt rätt att bestrida det beslut som fattats. Nationen använder inte automatiserat beslutsfattande i sin verksamhet.

Ifall personuppgifterna behandlas enligt avtal eller enligt samtycke har den registrerade alltid rätt att återkalla sitt samtycke och att överföra informationen i ansökan. Stipendiaten har dock inte rätt har kräva dataöverföring då handläggningen sker på basis av berättigat intresse (man får beviljning), till skillnad från de fall då uppgifter behandlas på basis av avtal eller samtycke.

Nationen kan på skriftlig begäran avföra personens uppgifter från registret ifall ett av följande kriterier uppfylls:

  • personuppgifter är inte längre nödvändiga för de ändamål för vilka de samlats in eller för vilka de annars behandlats,
  • den registrerade återkallar det samtycke vilket behandlingen grundar sig på, och det finns inget annat lagligt skäl för informationen,
  • personuppgifter har behandlats i strid med lag eller god sed.

Alla registrerade har rätt att lämna ett klagomål eller kontakta tillsynsmyndigheterna

I frågor gällande registrering av personuppgifter kan du rikta dig till Den här e-postadressen skyddas mot spambots. Du måste tillåta JavaScript för att se den. eller Nylands Nation, Kaserngatan 40, 00130 Helsingfors.