Dataskyddsbeskrivning i enlighet med artikel 13 i EU:s allmänna dataskyddsförordning 2016/679 22.5.2018.
Registerförare
Nylands Nation
FO-nummer 1584503-0
Kaserngatan 40, 00130 Helsingfors
050 469 8553
Den här e-postadressen skyddas mot spambots. Du måste tillåta JavaScript för att se den.
Kontaktperson i dataskyddsärenden
Kurator vid Nylands nation
Den här e-postadressen skyddas mot spambots. Du måste tillåta JavaScript för att se den.
Namn på register
Register över dem som ansökt om och/eller beviljats stipendium
Syfte med och rättslig grund för hantering av personuppgifter
Då sökanden skickar in en ansökan om stipendium överlåter denne uppgifter om sig själv till nationen. Personuppgifterna sparas i nationens register för följande ändamål: hantering av stipendieansökningar, beviljande av understöd samt uppföljning. Personuppgifter samlas för behandling av ansökningar enligt samtycke med den sökande. Nationen har skyldighet att samla in personuppgifter på beviljade stipendium för myndighetsanmälningar (Skatteverket, Lantbrukarnas Pensionsanstalt).
Skydd av register
Uppgifterna samlas in till databaser i Aspicore Oy:s elektroniska datasystem som är skyddade med brandväggar och andra tekniska medel. Databaserna ligger i låsta och välbevakade lokaler. Bara vissa personer som fastställts i förväg kommer åt uppgifterna.
Utskrifter av skriftligt registermaterial, om dylika existerar av praktiska skäl, bevaras i låsta lokaler där tillträdet kontrolleras med teknisk bevakning.
Registrens informationsinnehåll
Alla personuppgifter som förvaras har erhållits av personen själv i ansökan eller i rapportering om användningen av stipendium. Det kan innefatta: namn, födelsetid, adress och boendeform, telefonnummer, e-postadress, ansökningsdatum, ansökt belopp, det ansökta stipendiets användningsändamål, utdrag ur studieregister, arbetsplan, CV, tidigare erhållna stipendium, projektets budget och beräknad tid för projektet.
Utöver uppgifterna ovan samlas följande information för beviljandet av stipendium: sökandes personbeteckning, kontonummer, datum för beviljande av stipendium, beviljat belopp och betalningsuppgifter.
Utlämnande av personuppgifter
Nationen använder för hanteringen av stipendieansökningarna en inhemsk underleverantör (Aspicore Oy). Denna underleverantör behandlar registrets uppgifter endast för att producera avtalade tjänster.
Information om bidrag som har utbetalts ges till skatteförvaltningen och till Lantbruksföretagarnas pensionsanstalt (LPA).
Namn på dem som beviljats stipendium och beviljat belopp offentliggörs på nationens årsfest och kan publiceras i nationens publikationer. Nationen kan även dela denna information med andra stiftelser vid begäran.
Personuppgifter lämnas inte till marknadsförings- eller övriga motsvarande ändamål och utlämnas inte till länder utanför EU eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet.
Principer för skydd av registret
Personuppgifterna behandlas enbart av personer vars uppgift det kräver. De som behandlar uppgifterna har sekretessplikt. Nationen samt dess underleverantörs adb-system är skyddade med lösenord och tvåfaktorsidentifiering.
Förvaringstider för register över dem som ansökt och/eller beviljat stipendium
Beträffande stipendierna sparas ansökningarna jämte personuppgifter så länge som registerföraren behöver dem för uppföljning och bedömning.
Uppgifterna som angivits i ansökan om stipendium eller i rapportering om användningen av stipendium kan förvaras upp till två år efter att ansökningstiden löpt ut, varefter uppgifterna raderas.
Följande uppgifter om beviljade stipendier förvaras för evigt: Namn på mottagare av stipendium, stipendiets fondgrupp, beviljat belopp, och året då stipendium beviljades.
Den registrerades rättigheter
Den registrerade har rätt att kontrollera sina egna uppgifter i registret. Den registrerade har rätt att kräva rättelse av felaktiga uppgifter. Den registrerade har även rätt att begära radering av uppgifter ifall raderingen inte är i strid med lagstadgade krav eller nationens berättigade skäl. Begäranden som rör detta ska skickas in skriftligen per email till nationens kontaktperson.
